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2020.08.17

在宅勤務で会社にかかってくる電話をどうすればいいのか

こんにちは!岡山のIT・経理コンサルティングネットリンクスです。
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梅雨が明けた途端にとても暑い日が続いています。熱中症に気を付けながらお過ごしください。

さて、今回はテレワーク(とくに在宅勤務)を導入するにあたって多くの方が課題と感じているであろう、会社にかかってくる電話について考えてみたいと思います。
会社から携帯電話を支給されているのであれば、さまざまな方法が考えられます

まずは、かかってくるであろう取引先様関係者すべてに携帯電話に連絡してもらうようにします。
またメールなどのツールで連絡する方法に切り替えてもらうのも有効かと思います。
とくに多くの企業でビジネスチャットの導入が進んでいます。
ビジネスチャットにおけるメールとの違いは会話のようなやり取りが可能な点です。
ただしやり取りが多いと重要な文章が流れてしまうので、残しておきたい重要な文章はメールを使うなどの併用がおすすめです。

また、クラウド型のCTI(Computer Telephony Integrationの略で、かかってきた電話番号をもとに顧客情報を瞬時に表示するシステム)を使うことによって、会社にかかってきた電話でも、外部のPCやスマホから確認することができます。
弊社でもこのシステムを導入していて、上記のビジネスチャットと連携しています。
電話があるとチャットにCTIの顧客名がアップされ、社内で受けた人が在宅している人への折り返し連絡をチャットで送っています。
つまりいちいち取引先から電話があったということを社内の人間へ電話で連絡する必要がないということです。

また、クラウド型のPBXを導入するという方法もかなり有効です。
これはどこにいても携帯電話が社内の電話と同じ役割を果たします。
つまり会社宛ての電話がすべて携帯電話にかかってくるということです。
電話番号の問題などがあるので一概におすすめなわけではありませんが、検討してみるのも手かと思います。

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