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2020.07.13

在宅勤務でFAX業務をどうすればいいのか

こんにちは!岡山のIT・経理コンサルティングネットリンクスです。
テレワークのことならネットリンクスにおまかせください!
カエルの私としては雨は歓迎なのですが、今年の梅雨は全国的に雨が多いですね。あまり降りすぎるのも問題です。

さて今回はテレワーク(とくに在宅勤務)を導入するにあたって多くの方が課題となっている、FAXでの紙のやりとりについて考えてみたいと思います。

まず今までは、複合機などでFAXを受信・送信されている会社が多いようです。

ではテレワークを行ってもらうとなるとFAXはどうすべきなのでしょうか。
さすがに各社員の家にFAXを導入してもらうにはコストがかさばります。
ただFAXのためにテレワークをあきらめるというのは早計です。

では、社内にいる人にFAX関連の業務をしてもらいますか?
だれか社内にいれば受信した紙を毎回複合機でスキャンして、在宅勤務している人にメールで送る。
送信する場合はメールで社内の人にデータを送って印刷してもらい、FAXで送信してもらう。
たしかに解決しますが、いままでそのような業務は必要がなかったのに、これでは社内にいる人だけ業務が増えてしまいます

FAXデータ転送機能とクラウドストレージを組み合わせると便利ですよ!

いくつか解決方法があるのですが、
一つはインターネットFAXというサービスの利用です。
電話回線ではなくインターネットを利用してFAXにデータを送信したり、受信したりするので場所にとらわれない特長があります。
ただ、大量に送受信したい場合に合わせた料金体系が多いので、費用対効果をよく検討した方がよいでしょう。

もう一つは多くの複合機についているFAXデータ送信機能の利用です。
受信したFAXをデータ化し、特定のフォルダにいれたり、メールで送信してくれたりします。
番号で振り分けたりする機能もあるので、一度複合機の機能を確認してみてはどうでしょうか。
また、特定のフォルダにデータを格納する機能と、クラウドストレージと組み合わせることで、どこにいてもクラウド上のフォルダでFAXデータを確認するといった運用も考えられます。
元々クラウドストレージを利用しているならば、こちらの運用がお勧めです★

クラウドストレージはテレワークはもちろんBCP対策業務効率化ツールとしても優秀なので、この機に導入してみてはいかがでしょう?

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